CONTADURÍA SISTEMATIZADACONTABILIDAD IIUNIDAD 1: SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE (CLASE 3)
1.1. Conceptos relativos al sistema de inventario permanente
1.1.1. Inventarios: Bienes destinados a la venta en el curso normal de los negocios, o que se hallen en proceso de producción o que se utilizarán o consumirán en la producción de otros para ser vendidos o utilizados en la prestación de servicios; el valor de los inventarios incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta tales como fletes, comisiones, otros, excepto el IVA. Para efectos contables, realizar un invetario requiere hacer el conteo físico (existencia real de bienes) y su respectiva valuación (medición de valor), para esto existen diferentes métodos de valuación, tema que se tratará en el numeral
1.7. de esta unidad.
1.1.2. Sistemas de inventario: Son formas especiales de registro contable relacionadas con los inventarios, que implica determinados procedimientos para obtener información relacionada con el costo de la mercancía vendida y la existencia de inventario. Existen el sistema de inventario permanente y el sistema de inventario periódico.
1.1.3. El sistema de inventario permanente: Forma particular de contabilización respecto a los inventarios, que permite conocer permanentemente el costo de la mercancía vendida y el valor de los inventarios; para cada artículo se lleva un registro individual de su movimiento. Lo primero, conocer continuamente el costo de ventas, se logra con el saldo de la cuenta “Comercio al por mayor y al por menor (6135)”, ya que en cada venta se registra tanto la transacción de la venta como el costo de la misma y si existe una devolución en ventas también se devuelve el costo de la venta; lo segundo mediante el saldo de la cuenta “(1435) Mercancías no fabricadas por la empresa”, pues para toda compra, devolución en compra, venta y devolución en ventas se registra dicha cuenta.
1.2. Impuesto sobre las Ventas por Pagar (Contablemente), IVA (Tributariamente) .
1.2.1. Concepto: El IVA es un impuesto que recae sobre las diferentes etapas del ciclo económico, bajo la modalidad de valor agregado, y lo deben pagar todas las personas (Naturales y Jurídicas) que compran mercancías o servicios gravados con este impuesto.Este impuesto lo debe liquidar y cobrar todos los productores, importadores y comerciantes, del régimen común, en el momento de vender sus mercancías o servicios gravados.Realmente este impuesto recae sobre el consumidor final y la tarifa general es del 16%, aunque existen otras tarifas diferenciales. Ver tabla en la última página del presente módulo.Existen algunas mercancías y servicios sobre las cuales no se cobra IVA, como:
.Planes obligatorios de salud del Sistema de Seguridad Social.
· Servicios de transporte Público.
· Servicios de transporte de mercancía (Fletes).
· Servicios de Educación.
· Servicios de seguro de Vida individual o colectivo.
· Lápices de escribir y colorear.
· Miel natural.
· Papas (patatas) frescas o refrigeradas.
· Semen de bovino.
· Servicios de arrendamiento de Inmuebles para vivienda, para exposiciones y muestras artesanales.
· Cuadernos de tipo escolar.
· Pan.
· Servicios Públicos, exceptuando el servicio de teléfono en los estratos 3, 4, 5 y 6, y después de los primeros 250 impulsos en los estratos 1 y 2.· Etc.Régimen Común: Diseñado para los productores, importadores, comerciantes y prestadores de servicios, responsables del IVA, es decir que tiene que cobrar IVA en sus ventas. Quienes no cumplan con todos los requisitos para pertenecer al Régimen Simplificado, deben pertenecer al régimen común, esto es la mayoría de las empresas en Colombia.Algunas empresas que cumplen los requisitos para pertenecer al régimen simplificado optan por inscribirse en el régimen común, debido a que varias empresas inscritas en este régimen prefieren no comprar bienes y/o servicios gravados a empresas del régimen simplificado porque éstas no registran IVA cobrado en el documento soporte de la venta.Las obligaciones de este grupo comerciante son:· Registrarse inscribirse en el registro único tributario, como responsables del IVA en el registro nacional de vendedores de la DIAN.· Expedir facturas en todos sus ventas con todos los requisitos legales discriminando el valor del IVA.· Llevar contabilidad de causación, según lo estipula el código de comercio.· Declara y pagar el IVA cada dos meses calendario ( El impuesto a pagar es el que se obtiene de la diferencia entre el IVA cobrado en ventas y el IVA pagado en compras “ IVA descontado”).· Informar el cese de actividades.Paso de régimen simplificado a régimen común. Según artículo 44 de la Ley 788 de dic. 27/2002: Cuando los ingresos brutos de un responsable de impuesto sobre las ventas perteneciente al régimen simplificado, en lo corrido del respectivo año gravable (2003) superen los topes de $123´600.000 (comerciante) o $61´800.000 (prestador de servicios), el responsable pasará a ser parte del régimen común a partir de la iniciación del período (bimestre) siguiente.
1.2.3. Contabilización del IVA (CLASE 4)Los comerciantes del régimen común están obligados a registrar el IVA en la cuenta 2408 “Impuesto a las ventas por pagar”, cuenta de pasivo de naturaleza crédito, cualquiera que sea su movimiento y saldo.1.3. Retención en la fuente. (CLASE 5)
1.3.1. Concepto: Es un mecanismo empleado por el Estado para recaudar en forma anticipada el impuesto de sobre la Renta. Consiste en obligar a quienes realizan pagos por compras de mercancías o servicios a que le retengan un porcentaje señalado por la ley al beneficiario del pago, y posteriormente consignarlo a favor del Estado, a través de los bancos.El porcentaje de retención en la fuente es del 3.5% en compras de mercancías, 1% en fletes, 11% en honorarios y comisiones y existen otras tarifas, Ver ANEXO No. 05, parte final del módulo.
1.3.2. Contabilización de la Retención en la Fuente:La entidad que recibirá el pago por la venta es a quien se le retiene, pues la retención en la fuente para el vendedor equivale a un pago anticipado del impuesto de renta. El valor que le retienen por sus ventas lo debe contabilizar mediante un registro débito en la cuenta “(1355) Anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor”.Todas las retenciones que le practicaron durante el año gravable se acumulan en esta cuenta y a 31 de Diciembre el saldo que muestre se puede descontar del impuesto de Renta que tenga por pagar.La entidad que compra, encargada de pagar el valor de la transacción, es quien tiene la obligación de retener en la fuente. Consignará en los bancos autorizados, el saldo correspondiente al valor total recaudado mensualmente por concepto de retención en la fuente; lo hará al inicio del mes siguiente, de acuerdo a las fechas establecidas en el calendario tributario, teniendo presente el último dígito del NIT. El valor cobrado lo debe contabilizar con un registro crédito en la cuenta “(2365) Retención en la fuente”.Ejemplo.Comercial Luna S.A. para el mes enero de 2003 realizó las siguientes transacciones, todas gravadas con IVA del 16%, las transacciones son entre empresas del régimen común obligadas a retener:1) Compra mercancías de contado con precio de lista $1´000.000Fecha (1435) Mercancías no fabricadas por la empresa 1´000.000 (Base Gravable)(2408) Impuesto sobre las ventas por pagar 160.000 (1)(2365) Retención en la fuente 35.000 (2)(1110) Bancos 1´125.000 (3)(1) $1´000.000 x 16% = $160.000 (2) $1´000.000 x 3.5% = $35.000(3) $1´000.000 x 112.5% = $1´125.000 ó $1´000.000 + $160.000 - $35.0002) Devuelve mercancía comprada con precio de lista $300.000Fecha (1105) Caja 337.500 (6)(2365) Retención en la fuente 10.500 (5)(2408) Impuesto sobre las ventas por pagar 48.000 (4)(1435) Mercancías no fabricadas por la empresa 300.000 (Base Gravable)(4) $300.000 x 0.16 = $48.000 ( 5) $300.000 x 0.035 = $10.500 (6) $300.000 x 1.125 = $337.5003) Vende a crédito toda la mercancía en existencia con precio de lista $2´000.000Fecha (1305) Clientes 2´250.000 (9)(1355) Anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor 70.000 (8)(2408) Impuesto sobre las ventas por pagar 320.000 (7)(4135) Comercio al por mayor y al por menor 2´000.000(BG)(7) $2´000.000 x 0.16 = $320.000 (8) $2´000.000 x 0.035 = $70.000(9) $2´000.000 x 1.125 0 $2´250.000 ó $2´000.000 + $320.000 -$70.0004) Le devuelven mercancía vendida con precio de lista $100.000Fecha (4175) Devolución en ventas 100.000 (Base Gravable)(2408) Impuesto sobre las ventas por pagar 16.000 (10)(1355) Anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor 3.500 (11)(1305) Clientes 112.500 (12)(10) $100.000 x 0.16 = $16.000 (11) $100.000 x 0.035 = $3.500(12) $100.000 x 1.125 = $112.500 ó $100.000 + $16.000 - $3.500 = $112.500(2365) RETENCIÓN EN LA FUENTE35.000 Retefuente que realiza en comprasMenor retefuente por devolución s/ compras10.500 .24.500 Saldo a consignar mensualmente(1355) ANTICIPO DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES O SALDOS A FAVORRetenciones que le practican en ventas 70.0003.500 Menos retención que le practican porSaldo a descontar de declaración de renta 66.500 devolución en ventas NOTAS IMPORTANTES SOBRE RETENCIÓN EN LA FUENTE:a. Sólo retiene en la fuente quien compra, es decir, quien tiene la obligación de pagar y cancela un menor valor al proveedor porque le retiene, para luego consignar tal valor a la DIAN.b. Para aplicar la autorretención debe partirse del hecho que se es autorretenedor, que se cumple la base gravable en la transacción y que el comprador sí es agente retenedor. Esto quiere decir que si una empresa autorretenedora vende a otra empresa mercancía que no cumple la base gravable, entonces no se deja retener ni se autorretiene, igual cuando vende mercancía a una empresa que no es agente retenedor.c. Sólo me interesa conocer si la otra empresa es autorretenedora cuando le compro, porque no le puedo practicar retención en la fuente, pues ella misma se retiene.d. Sólo me interesa conocer si soy autorretenedor cuando vendo, pues las demás empresas no me pueden retener debido a que yo mismo me retengo.e. Como excepción a la norma de la autorretención, las entidades del sector financiero retienen a los autorretenedores.f. El artículo 2 del Decreto Reglamentario 2509 de 1985, menciona la OPCIÓN DE RETENER EN CUANTÍAS INFERIORES A LAS MÍNIMAS:“Con el fin de facilitar el manejo administrativo de las retenciones, los retenedores podrán optar por efectuar retenciones sobre pagos o abonos cuyas cuantías sean inferiores a las cuantías mínimas establecidas en los artículos 60 del Decreto 2775 de 1983 y 50 del Decreto 1512 de 1.985”. Este opción no la tendremos en cuenta para el desarrollo de los ejercicios, pues seguiremos respetando las bases para practicar la retención en la fuente, debido a que la mayoría de empresas lo hacen.g. Base gravable en Retención en la fuente: Es el valor a partir del cual se calculan la Retención. (Ver ANEXO No. 05 , última columna)